میتوانید برای دانلود متن کامل ترجمه بروی لینک زیر کلیک نمایید.

متن کامل ترجمه زبان تخصصی 2 درس 1 قسمت دوم

متن ترجمه زبان تخصصی 2 _ درس اول قسمت دوم 

روش های سفارش دهی

روش های سفارش دهی اساسی در تمام کتابخانه ها بکار بسته می شود اما میزان جزئیاتی که در هریک دخیل است به نیازهای خاص آن کتابخانه بستگی دارد.

تقاضاها برای خرید منابع در اشکال مختلف بسیاری به واحدهای فراهم آوری می آید. ممکن است که یک کتابخانه یک فرم سفارش خرید رسمی داشته باشد که توسط کارمندان و مشتری هایش بکاربرده می شود، اما بسیاری از تقاضاها به شکل نامه، تماس تلفنی، آگهی تجاری ناشر یا کاتالوگی که نشان عناوین تقاضا شده را دارد، هم میایند. در شرایط اتوماتیک یک تقاضا را می توان در سیستمی با موقعیت های جزئی سفارش داد، بعد از اینکه تقاضانامه توسط کارمندان فراهم آوری کدبندی و به فروشنده ارسال شد.

زمانی که از کاغذ استفاده می شود، یک فرم برای کارمندان فراهم آوری ساده تر است، زیرا این فرم تطبیق می کند با اطلاعات و روشی که سازماندهی می شود، بنابراین کار تجسس اطلاعات و تهیه سفارش یا درون دهی اطلاعات را تسهیل می کند. در سیستم هایی که هنوز دستی اند، تقاضاهایی که به روش هایی غیراز فرم تقاضاهای استاندارد دریافت می شوند می توانند توسط کارمندان فراهم آوری به منظور تسهیل تجسس به یک فرم تبدیل شوند، زیرا که فرم ها می توانند مرتب شده و بازمرتب شوند تا با کنترل فایل های دستی هماهنگ گردند.

دانستن زمان ارائه یک سفارش به حوزه فراهم آوری مهم است، این به خصوص زمانی صحت دارد که یک عضو عصبانی می خواهد علت نرسیدن یک کتاب را بداند. اگر این موضوع مهم باشد، تمامی تقاضاهای خرید باید با تاریخ دریافت مهر بخورند. سیستم های اتوماتیک این مشکل را از طریق زدن تاریخ ورود، به هر یادداشت وارد شده حل می کنند.

کارمند فراهم آوری باید در جستجوی سیاهه های موجودی کتابخانه باشد تا مطمئن شود عنوانی که تقاضا شده است در مجموعه نبوده است، تحت سفارش نمی باشد، یا دریافت شده اما فهرست نشده است(کاری که موسوم است به جستجو) و آنها باید تشخیص دهند که عنوان در واقع در دسترس است و اینکه توصیف کتابشناختی آن درست است(کاری که موسوم است به رسیدگی). این دو کار معمولا به طور کلی با هم مخلوط می شوند، بویژه در محیطی کاملا اتوماتیکی که امروزه در بسیاری از کتابخانه ها وجود دارد.

جریان قدیمی جستجو، کنترل هر عنوان با فهرست، بایگانی سفارشات در دست اقدام را، و فهرست های مربوطه را شامل می شود، مانند سریال ها یا ثبت سفارش دائمی اگر سفارش در جریان باشد.

اگر عنوانی جدید باشد، آیا قبلا چاپ شده است؟ اگر عنوان قدیمی تر باشد، آیا هنوز هم موجود است؟ در گذشته وسایل بسیاری برای تعیین این اطلاعات، موجود بوده است و امروزه حتی منابع بیشتری موجود است.

یک کتابخانه باید از مناسب ترین روش سفارش دهی در ارتباط با سیستم فراهم آوری خود استفاده کند. این روش می تواند یک سفارش تایپ شده، یک سفارش چاپی، یک انتقال پایانه به پایانه، یک لیست کنترل یا یک تماس تلفنی باشد. از هرروشی که استفاده شود باید به عنوان یک رویه استاندارد ثبت شود و باید مجوز مناسب جهت سفارش به وضوح مشخص شود. برای حساب رسان مالی خوب نیست که از پرسنل یکسان برای سفارش دادن و هم برای دریافت کردن استفاده کنند، اگرچه اغلب غیرممکن است که بتوان از کار کردن با تعداد کارمندان کم در بخش های فراهم آوری پرهیز کرد.

هنگامی که سفارش دریافت می گردد،    

1-             کارتون را باز کنید. مجموعه ای که در بیش از یک کارتون می رسد در یک جا گرد آورید. کتابها را با برگه فروش تطبیق دهید یا در صورت نبودن برگه فروش با فهرست بسته بندی اگر برگه فروش یا فهرست بسته بندی نبود؛ بر چسب بسته را نگهدارید تا بعد ها این می تواند سر نخ هایی درباره کسی که سفارش را ارسال کرده است بدست دهد.

2-                پیشینه سفارش را بیابید. در یک پایانه آنرا فرا بخوانید. در لیست های خروجی کامپیوتر آن را پیدا کنید. یا آنرا از بایگانی سفارشات در دست اقدام بیرون بکشید.

3-                کتاب را با برگه سفارش و فروش تطبیق دهید. اطمینان حاصل کنید که عنوان های سفارش داده شده همان عناوین دریافتی است و درستی فاکتور را تایید و چک کنید.

4-                هر مشکلی را حل کنید درباره هر محموله ناقص، دریافت اشتباهی کتاب یا صورت حساب غلط با کارگزار مکاتبه کنید. اگر نویسنده و یا اطلاعات عنوان در سفارش غلط بود و یا اگر معلوم شد سندی بخشی از یک مجموعه یا سری است اسناد موجودی کتابخانه را دوباره کنترل کنید. برخی از فروشندگان اجازه بازگرداندن نسخه های تکراری را می دهد. به شرط اینکه کتاب ها هنوز علامت دار نشده باشند و اگر کتابخانه از وضع ویژه ای خودش سوء استفاده نکرده باشد.

5-                صورت حساب پرداخت را تایید کنید. هر تغییری در صورت حساب می باید به فروشنده توضیح داده شود تا بطوریکه آن اعتبار لازمه از طرف آن صادر بشود و بروی آن صورت حساب نزد فروشنده ثبت بشود.

6-                 کتاب را آماده سازی کنید. اگر لازم است از وسایل کنترل نظارتی دزدی یا رمز میله ای استفاده کنید. برای فهرست نویس یا کارکنان صحاف علایم مخصوص کار را بکار برید. کتاب را برای بخش مربوطه ارسال کنید.

اگر عنوان سفارش داده شده بعد از مدتی معین نرسیده (به طور مثال 3 ماه برای عناوین داخلی، 4 ماه برای عناوین خارجی) و اگر فروشنده گزارشی برای توضیح دادن علت تاخیر نفرستاد یک یاد داشت پیگیری بفرستید و جویای وضعیت سفارش شوید. یادداشت پیگیری می تواند یک نامه فرم باشد که بوسیله کامپیوتر تهیه می شود یا یک نسخه از برگ سفارش با یک توضیحیحه همراه آن تهیه شود. صرف نظر از نوع یادداشت چاپی مورد استفاده باید، به روشنی کلمه CLAIM (پیگیری) ، با حروف پر رنگ و برجسته بیابید روی نامه بزنید تا که فروشنده آن را به عنوان سفارش دوم بحساب نیاورد.

همچنانکه گزارشات از فروشنده دریافت می گردد، آنها باید در محلی ثبت شوند که در ابتدای فرایند پیگیری به طور خود کار چک شوند. گزارشاتی که فروشنده نشان می دهد که نمی تواند یک عنوان را تهیه کند اما در جای دیگر موجود است باید باعث شود که سفارش دوباره برای منبع پیشنهادی فرستاده شوند. گزارشهایی که نشان می دهند که یک عنوان دیگر در بازار موجود نمی باشد باید مرور شوند تا معلوم شود که آیا آنها را باید در جریان کتاب نایاب قرار داد.

سفارشاتی که برای بیش از یک سال معوق مانده اند باید لغو گردند تا سوابق مالی به روز باشند. هنگام کنسل کردن، مدخل عنوان را از فایل سفارشات در دست اقدام خارج کنید و فرم مالی را از پیشینه های بودجه مالی خارج کنید و هم تقاضای سفارش اولیه را به همراه علت لغو به شخصی که سفارش را داده است برگردانید.

در سرتاسر جریان کامل سفارش دهی مهم است که امور روزمره ای را که اقتصادی اند مشخص و یادداشت کنید. آنها باید چندان دقیق باشند که ما را مطمئن سازند که مواد سفارش داده شده کتابخانه در واقع همان مواد کتابخانه ای دریافت شده اند.

لیست لغات جدید درس اول قسمت دوم به ترتیب A-Z