معمولاجمع آوری منابع کتابخانه ای ازطریق بخش یک هم عروفبه فراهمآ وری است انجام میشود که دربخش فنی یک کتابخانه قراردارد .دراین بخش سفارشها قرارداده میشوند ومنابع دریافت میشود.وظایف ومسئولیتها ی دیگربخش فراهم آوری ازیک کتابخانه تاکتابخانه دیگرتفاوت زیادی داردومعمولابه نوع واندازه کتابخانه –تعدادکارکنان موجود ونوعی ازکنترل حسابهای استفاده شده به وسیله سازمان مادرکتابخانه هامربوط است .
درمفهوم وسیع فراهم آوری شامل همه وظایف مربوط به بدست آوردن همه نوع ازمنابع کتابخانه شامل کتابها –نشریات ادواری –روزنامه ها –اسناددولتی –خدمات دیسکهای فشرده فقط خواندنی –گیت های رسانه ای –صفحه های صوتی وغیرهمیشود .دریک کتابخانه کوچک فهم حدود این فعالیتها آسان است زیرا معمولا آنها بخشی ازوظایف یکنفراست .
درچنین محیط کوچک نیازکمتری به دستورالعملهای پیچیده وجود دارد .هرچنددرکتابخانه های بزرگ حدود فراهم آوری بسیار پیچیده شده است واین وظایف ممکن است دربیش ازیک بخش ازکتابخانه انجام میشود.
انتخاب واقعی منابع کتابخانه به ندرت در بخش فراهم آوری انجام می گیرد.این مسؤلیت ها ممکن است به کارکنان کتابخانه در بخش مجموعه سازی یا مدیریت – به کارکنان بخش مرجع یا به اعضای مهم کتابخانه ها مثل استاد در کتابخانه دانشکده یا دانشمندان پژوهشگر در کتابخانه شرکتی خاص داده شود.
دو عملکرد اصلی که به وسیله کارکنان بخش فراهم آوری انجام می شود سفارش و دریافت است .در حقیقت درست این است که کارکنان فراهم آوری ممکن است تعداد زیادی از مسولیت های دیگر را داشته باشند و برای مدیریت وظایف متنوع دیگر آموزش دیده باشند .این دو وظایف مسولیت های اصلی آن ها هستند.
در این بخش پیشینه های دستی و خودکار و فایل ها گرداوری می شوند.هدف اصلی پیشینه ها و فایلها صرف نظراز شکل آنها تهیه یک تاریخچه مفید از سفارش ها ،رسید وجه و پرداخت هزینه منابع کتابخانه ای است . کارمنان کتابخانه از فایل ها برای جستجو ،دریافت ،حل مشکلات و جایابی منابع در دست آماده سازی استفاده می کنند.
پیشینه اصلی فراهم آوری سفارش خرید است .کتابخانه پیام رسمی را به کارگزار انتقال می دهد و از طریق آن تعداد معینی از نسخه های یک عنوان خاص درخواست می شود.در طول سالها شکل سفارش تغییر کرده از لیست های دستنویس تا برگه های تایپ شده سپس نوار مغناطیسی و سرانجام از پایانه های کتابخانه به کامپیوتر کارگزار انتقال می یابد.معمولا کتابخانه اختصاص میدهد یک شماره ای را به هر سفارش که صادر می شود تا هم کارگزار و هم کتابخانه بتوانند در ارتباطهای آینده به آسانی آن سفارش را تشخیص دهند.گاهی اوقات این سفارش خرید تعیین کننده یک لیستی از بسیاری عنوان های سفارش شده است. اما معمولا هرشماره ای تنها تعیین کننده یک عنوان است.شیوه دوم باید ترجیح داده شود زیرا عناوین چندگانه در یک لیست به ندرت به عنوان یک گروه ارسال،گزارش ،پیگیری و لغو می شود.
در یک زمان فایل مکاتبات از انواع مختلفی شامل:نامه های پیگیری ،پرس و جو درباره پرداختی ها و فاکتورها و نامه های مربوط به مشکلات در ارسال ها ،سفرشات دائمی ،کتابهای صدمه دیده و غیره در فراهم آوری رایج هستند.
هم چنان توصیه می شود آن دسته از مکاتباتی را که تفاهمات کاری را برای بقاء این تفاهمات ویا قرار دادها فراهم می کند حفظ کرد،اما ارتباطات گفتاری و الکترونیکی حتی در واحدهای غراهم آوری که از سیتم های خوکاراستفادده نمی کنند جایگزین مکاتبات نوشتاری شده است.
Acquiring:گردآوری/Assigns:اختصاص /Clientele:اعضا- کاربر
Claimed:پیگیری/Commonly:معمولا/Corresponden: مکاتبه، نامه نگاری
Duties:وظیفه/Establishes:ایجاد،خلق/Invoices:فاکتورها
Issued:صادر کردن/Operations:عملکرد/ Order: سفارش
Primary:مهم–اصلی /Procedure:مراحل - دستورالعمل/Scope: حدود- حوزه
Shipped:ارسال/Slip:برگه/Standing orders:سفارشات دائمی